Gratis een professionele offerte maken die klanten overtuigt

Wil je gratis professionele offertes maken die ook echt overtuigen? Je ontdekt slimme manieren met sjablonen, spreadsheets en gratis offertesoftware, plus onmisbare functies zoals huisstijl, automatische nummering en e-handtekeningen. Met een snel stappenplan, heldere tips over prijzen, btw en voorwaarden én praktische opvolgadviezen vergroot je je slagingskans zonder extra kosten.

Wat betekent gratis een offerte maken

Gratis een offerte maken betekent dat je zonder directe kosten een professionele prijsopgave opstelt en verstuurt, met tools die je niets rekenen voor het aanmaken, bewerken en delen van je document. Dat kan met een simpel sjabloon in Google Docs of een spreadsheet, maar ook met freemium offertesoftware die een basispakket gratis aanbiedt. Gratis is daarbij niet altijd volledig kosteloos: je betaalt vaak met beperkingen, zoals een watermerk, beperkte huisstijlopties, een limiet op het aantal offertes per maand, of het ontbreken van functies zoals e-handtekeningen, btw-calculatie of koppelingen met je boekhouding. Soms zijn er indirecte kosten, zoals extra tijd omdat je bedragen handmatig moet bijwerken, of transactiekosten wanneer je een online betaling laat doen.

Ook speelt eigenaarschap van je data mee: kun je je offertes als pdf exporteren, blijven ze beschikbaar, en staat je klantgegevens veilig opgeslagen? Voor jou betekent gratis vooral laagdrempelig starten en testen wat werkt, ideaal bij incidentele aanvragen of als je nog geen vaste tools hebt. Zolang je let op professionele opmaak, duidelijke prijzen, geldigheid en voorwaarden, kun je met gratis middelen een overtuigende offerte neerzetten. Merk je dat je vastloopt op beperkingen of dat je meer automatisering wilt, dan is een betaalde upgrade vaak de logische volgende stap.

Wat is echt gratis en wat zijn de beperkingen

Echt gratis betekent dat je offertes kunt maken, opslaan en versturen zonder kosten of verborgen beperkingen: geen watermerk, geen documentlimiet, volledige pdf-export en toegang tot je eigen data. In de praktijk is het vaak freemium: je start gratis, maar krijgt plafonds zoals een maximum per maand, beperkte sjablonen en huisstijl, geen e-handtekening, geen btw-berekening of geen koppeling met je boekhouding.

Klantacceptatie, online betalen of teamfuncties zitten meestal achter een betaald plan, soms met extra transactiekosten. Je krijgt vaak minder support, minder opslag en geen versiehistorie. De indirecte kosten zijn tijd en foutkans door handmatig werk. Check daarom altijd de kleine lettertjes over export, databehoud, privacy en de looptijd van een proefperiode, zodat je niet later alsnog moet upgraden.

Wanneer kies je voor gratis tools

Je kiest voor gratis tools wanneer je snel en zonder investering offertes wilt maken, bijvoorbeeld als je net start, af en toe een aanvraag krijgt of eerst je aanpak wilt testen. Gratis oplossingen zijn ideaal als je offerte eenvoudig is: een duidelijke omschrijving, vaste tarieven, één btw-tarief en geen complexe kortingen of bundels. Ze passen ook goed als je nog geen strikte huisstijl of teamworkflow nodig hebt, en het niet erg vindt om handmatig bedragen bij te werken of een pdf te exporteren.

Handig wanneer je cashflow wilt sparen, je proces wilt valideren of verschillende formats wilt uitproberen. Merk je dat je meer automatisering, CRM-koppelingen, offertes op schaal of strakke branding nodig hebt, dan ben je toe aan een betaalde oplossing.

[TIP] Tip: Communiceer: gratis offerte, niet gratis advies, intake, ontwerp of uitvoering.

Manieren om gratis een offerte te maken

Er zijn meerdere manieren om zonder kosten een nette offerte te maken, afhankelijk van hoeveel gemak en automatisering je zoekt. Met een sjabloon in Google Docs of Word bouw je snel een professioneel ogend document dat je als pdf verstuurt; ideaal als je vooral tekst en vaste prijzen gebruikt. Wil je bedragen automatisch laten optellen en btw laten berekenen, dan werkt een spreadsheet in Google Sheets of Excel beter, met formules voor subtotalen, kortingen en btw-tarieven. Zoek je meer workflow, dan kom je bij gratis versies van online offertesoftware uit.

Daarmee maak je offertes met je eigen huisstijl, automatische nummering, productitems met prijsregels, en soms zelfs e-handtekeningen of online acceptatie via een link. Let wel op grenzen zoals watermerken, limieten per maand of ontbrekende koppelingen met je boekhouding of CRM. Welke route je ook kiest, zorg dat je makkelijk kunt exporteren naar pdf, bedragen foutloos berekent, btw duidelijk vermeldt en voorwaarden en geldigheid netjes meeneemt. Zo houd je je proces lean én professioneel, zonder direct te betalen.

Sjablonen in Word/Google docs of spreadsheet

Met sjablonen in Word of Google Docs maak je snel een consistente offerte die er verzorgd uitziet. Je zet vaste onderdelen klaar, zoals je logo, bedrijfsgegevens, klantgegevens, offertedatum, geldigheid, en een sectie met werkzaamheden en voorwaarden. Door met stijlen te werken hou je lettertypes en kleuren consistent, en met plaatsaanduidingen vul je nieuwe offertes in minuten. Exporteer altijd naar pdf om de opmaak vast te zetten.

Kies je voor een spreadsheet, dan profiteer je van formules voor subtotalen, kortingen en btw, inclusief automatische afronding. Vergrendel vaste cellen om fouten te voorkomen en gebruik datavalidatie voor btw-tarieven. Spreadsheets zijn ideaal als je prijsregels en calculaties hebt, terwijl Docs juist sterk is voor duidelijke, tekstuele toelichting met een nette lay-out.

Gratis online offertesoftware en APPS

Onderstaande tabel vergelijkt populaire gratis online offertesoftware en apps: wat er écht gratis is, hoe klanten kunnen goedkeuren/tekenen en welke beperkingen je moet kennen.

Conclusie: voor snel offertes maken en verzenden zijn Zoho Invoice en Invoice Ninja het meest toegankelijk; Odoo/Bitrix24 passen bij wie CRM/complexiteit nodig heeft, terwijl PandaDoc ideaal is als e-handtekening op een bestaande PDF centraal staat.

Met gratis online offertesoftware en apps maak je sneller professionele offertes dan met losse documenten. Je krijgt vaak sjablonen, automatische nummering, product- of dienstenbibliotheken en soms online acceptatie met e-handtekening of betaal linken, zodat je klant meteen kan goedkeuren. Handig is ook dat je status kunt volgen, herinneringen stuurt en op mobiel kunt werken. Let wel op de grenzen van gratis: een limiet aan offertes per maand, beperkte huisstijl, watermerk, geen koppelingen met boekhouding of CRM en minder teamrechten komen vaak voor.

Check of je naar pdf kunt exporteren, of je data kunt meenemen en hoe de beveiliging en AVG zijn geregeld. Als je zonder gedoe wilt starten en je proces wilt testen, is dit de snelste route; groeit je volume, dan stap je later makkelijk op een betaald plan over.

Essentiële functies om op te letten (huisstijl, nummering, E-HANDTEKENING)

Als je gratis offertes maakt, wil je vooral grip op drie dingen: huisstijl, nummering en e-handtekening. Met huisstijl bedoel je dat je je logo, kleuren, lettertypes en lay-out consequent kunt toepassen, liefst via een sjabloon dat je niet per ongeluk stukmaakt. Nummering is cruciaal voor je administratie: kies tools die een eigen prefix en jaartal toestaan, automatisch oplopen en revisies onderscheiden, zodat elke offerte een unieke, traceerbare code heeft.

Een e-handtekening zorgt voor snel en duidelijk akkoord; dat kan een simpele klik-acceptatie zijn of een geavanceerdere handtekening met tijdstempel, IP-adres en audittrail. Idealiter ondersteunt de tool eIDAS-conforme handtekeningen, zodat je in Nederland en België juridisch stevig staat en je akkoord netjes bewijsbaar is.

[TIP] Tip: Gebruik gratis Google Docs-sjabloon; exporteer als PDF en verstuur.

Stappenplan: in 10 minuten een professionele gratis offerte

Met gratis tools als Google Docs, Word of een spreadsheet maak je in 10 minuten een professionele offerte. Volg dit korte stappenplan.

• Voorbereiding: verzamel je bedrijfs- en klantgegevens (naam, adres, btw/KvK, contactpersoon), bepaal een logisch offertenummer (jaar-volgnummer) en kies een geldigheidsdatum; open je offerte-sjabloon of maak er snel één, zet tarieven en eenheden klaar (uurtarief, stuks, pakket) en noteer eventuele kortingen of opties.
• Opbouw en inhoud: plaats titel, datum, offertenummer en pas je huisstijl toe (logo, kleuren, typografie via stijlen); omschrijf de scope kort en concreet met deliverables, planning, aannames en uitsluitingen; voeg prijsregels toe met aantallen en tarieven en laat subtotaal, korting en btw automatisch rekenen; rond bedragen netjes af; neem voorwaarden op (betalingstermijn, herzieningen, intellectueel eigendom, meerwerk) en verwijs naar je algemene voorwaarden; sluit af met een duidelijke call-to-action en een akkoordblok (handtekeningveld of e-handtekeninglink).
• Check en verzending: controleer alle gegevens, nummering, rekenwerk en opmaak, voer een spellingscheck uit en test links/bijlagen; exporteer naar PDF met een duidelijke bestandsnaam (Offerte-[nummer]-[klant]); verstuur per e-mail met een korte begeleidende tekst, een helder onderwerp (bedrijfsnaam + offertenummer) en een concrete vervolgstap (“Bevestig via …”); plan een follow-up en sla de offerte op als herbruikbaar sjabloon.

Zo maak je zonder kosten een strakke, complete offerte die meteen professioneel oogt. Met je opgeslagen sjabloon is de volgende offerte nog sneller klaar.

Voorbereiding: gegevens en tarieven

Een snelle, professionele offerte begint met complete basisgegevens. Zorg dat je bedrijfsnaam, adres, btw- en KvK- of ondernemingsnummer (in België je ondernemingsnummer), IBAN, contactpersoon en je logo klaarstaan, net als de klantgegevens en een logisch offertenummer met datum en geldigheid. Formuleer kort de scope en planning zodat je precies weet wat je aanbiedt. Werk vervolgens je tarieven uit: bepaal je uurtarief, stuksprijs of pakketprijs op basis van kostprijs en gewenste marge, kies het juiste btw-tarief of verlegde btw waar van toepassing en leg je afrondingsregels vast.

Denk ook aan meerwerk- en spoedtarieven, eventuele reis- en materiaalkosten en wanneer je wel of geen korting geeft. Zet dit in een kleine producten- of dienstenbibliotheek met omschrijvingen en eenheden, zodat je in je gratis tool snel en foutloos kunt invullen.

Opbouw en inhoud: structuur en tekst

Een sterke gratis offerte volgt een vaste, logische structuur en houdt de tekst scherp en concreet. Start met een korte inleiding die de vraag van de klant samenvat en je oplossing positioneert, werk daarna de scope uit met duidelijke deliverables, verantwoordelijkheden en gewenste resultaten, gevolgd door planning en mijlpalen. Presenteer de prijs transparant met regels per onderdeel, toon kortingen en btw apart en vermeld de geldigheid en betalingsvoorwaarden.

Voeg waar zinvol opties toe en benoem wat buiten scope valt om discussies te voorkomen. Schrijf actief, zonder jargon, met heldere kopjes en korte alinea’s, en vervang vage termen door meetbare afspraken. Sluit af met een duidelijke call-to-action voor akkoord, bijvoorbeeld online ondertekenen of bevestigen per mail, en houd de toon persoonlijk en oplossingsgericht.

Check en verzending: PDF en E-MAIL

Voor je verstuurt, doe een snelle kwaliteitscheck: kloppen namen, adres, offertenummer, bedragen, btw-tarief, geldigheid en betalingsafspraken, en staat je logo scherp? Exporteer naar pdf zodat de opmaak vaststaat en linkjes klikbaar blijven, en geef het bestand een duidelijke naam met datum en nummer. Test of het document goed leest op mobiel en of alle totalen juist afronden. Schrijf een korte, persoonlijke e-mail met de kern van je voorstel, de geldigheid en een duidelijke call-to-action, bijvoorbeeld “bevestig per mail” of “teken via deze link” als je tool online acceptatie biedt.

Stuur naar de juiste contactpersoon, zet eventueel collega’s in cc, en plan direct je opvolgmoment of gebruik leesbevestiging zodat je kunt zien wanneer je moet nabellen.

[TIP] Tip: Kies gratis tool, gebruik sjabloon, importeer prijzen, voeg vervaldatum en CTA toe.

Tips en valkuilen

Met gratis tools kun je prima professionele offertes maken, zolang je scherp bent op inhoud én op de beperkingen van die tools. Gebruik deze tips en vermijd de valkuilen.

• Prijzen, kortingen en geldigheid: vat de klantvraag kort samen, definieer de scope en benoem expliciet wat wel en niet is inbegrepen. Werk met transparante prijsregels, toon kortingen apart, koppel een heldere geldigheidsdatum en stem de prijs af op een realistische planning. Reken automatisch met vaste afrondingsregels en gebruik een sjabloon met stijlen plus een kleine productenbibliotheek voor consistente tarieven.
• BTW, betalingsafspraken en algemene voorwaarden: toon btw altijd apart en noem het geldende tarief. Leg betalingstermijn, eventuele aanbetaling/deelfacturatie, meerwerk- en indexatieregels vast en verwijs naar je algemene voorwaarden (aansprakelijkheid, leverings- en annuleringsvoorwaarden, intellectuele eigendom/garantie). Bewaak consistente nummering en versiebeheer, en laat ondertekenen met een e-handtekening die aan eIDAS voldoet.
• Opvolging en conversie meten met gratis tools: verstuur als mobiele-vriendelijke PDF en test op smartphone. Gebruik leesbevestiging, linktracking of UTM-parameters en log je deals in een gratis CRM met herinneringen. Meet acceptatiepercentage en doorlooptijd. Let op valkuilen van gratis tools: watermerken, maandlimieten, ontbrekende export, beperkte huisstijlopties of een e-handtekening zonder rechtsgeldigheid. Check ook privacy, databehoud en waar je data staat.

Houd deze punten als checklist bij elke offerte. Zo vergroot je je slagingskans en voorkom je onaangename verrassingen.

Prijzen, kortingen en geldigheid

Zorg dat je prijzen transparant en controleerbaar zijn: vermeld eenheidsprijzen, aantallen en een helder subtotaal, toon btw apart en kies vaste afrondingsregels zodat bedragen consistent zijn. Benoem kortingen expliciet met reden en voorwaarden, bijvoorbeeld bundelkorting, introductiekorting of vroegbetalerskorting, en koppel ze aan een duidelijke geldigheidsduur of minimale afname. Maak geen open eind: zet een einddatum op je offerte, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen, en geef aan wat er gebeurt na afloop (herberekening of opnieuw aanvragen).

Leg vast wat wel en niet in de prijs zit, hoe je omgaat met meerwerk en indexatie, en wanneer externe kosten kunnen wijzigen. Werk je internationaal, noem valuta en eventuele koersschommelingen. Met gratis tools voorkom je fouten door formules te gebruiken, btw-tarieven te valideren en pdf te exporteren voor een professionele, eenduidige weergave.

BTW, betalingsafspraken en algemene voorwaarden

Zet je btw altijd helder neer: vermeld het juiste tarief per regel, toon btw apart in het totaal en geef aan of verlegde btw geldt (bijvoorbeeld bij B2B binnen de EU). Controleer btw-nummers van jezelf en je klant en benoem uitzonderingen zoals vrijstellingen of intracommunautaire leveringen. Leg je betalingsafspraken concreet vast: betaaltermijn (bijv. 14/30 dagen), aanbetaling of milestones, betaalmethode (IBAN, betaal link) en wat er gebeurt bij te late betaling, zoals rente of incassokosten.

Verwijs in je offerte expliciet naar je algemene voorwaarden, link het document en maak duidelijk dat ze van toepassing zijn op deze offerte en opvolgende opdrachten. Neem kernpunten op zoals aansprakelijkheid, intellectueel eigendom, meerwerk, annulering en overmacht. Met gratis tools kun je dit via vaste tekstblokken en sjablonen consequent en foutloos opnemen.

Opvolging en conversie meten met gratis tools

Je verhoogt je slagingskans door elke offerte actief op te volgen en de resultaten consequent te meten. Leg in een simpele spreadsheet of gratis CRM per offerte vast: offertenummer, verzenddatum, opvolgdatum, contactpersoon, bedrag, status en uitkomst. Plan herinneringen in je agenda en gebruik e-mailsjablonen voor een korte check-in, zodat je tempo houdt zonder veel tijd te verliezen. Meet je conversie door het aantal akkoord gedeeld door het aantal verzonden offertes, en bereken ook doorlooptijd (verzenddatum tot akkoord) en gemiddelde orderwaarde.

Voeg een unieke link in je e-mail toe om doorkliks te herkennen en noteer win- en verliesredenen om je propositie te verbeteren. Met deze basisdata zie je welke sectoren, prijzen of timing het best werken en kun je je opvolgstrategie gericht aanscherpen.

Veelgestelde vragen over offerte maken gratis

Wat is het belangrijkste om te weten over offerte maken gratis?

Gratis een offerte maken betekent dat je zonder kosten een professioneel voorstel opstelt met sjablonen of online tools. Let op beperkingen: watermerk, beperkte functies/gebruiker/aanvragen, geen e-handtekening of CRM. Prima voor zzp’ers, starters en incidenteel gebruik.

Hoe begin je het beste met offerte maken gratis?

Begin met een sjabloon in Word/Google Docs/Spreadsheet of een gratis offertetool. Verzamel bedrijfs- en klantgegevens, tarieven, btw en geldigheid. Nummer je offerte, voeg producten/diensten, kortingen en voorwaarden toe, exporteer als PDF en mail rechtstreeks.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij offerte maken gratis?

Veelgemaakte fouten: onduidelijke prijzen/BTW, geen geldigheid of betalingsafspraken, ontbrekende nummering/huisstijl, rekenfouten, geen e-handtekeningoptie, verouderde gegevens, geen bijlagen/voorwaarden, en nul opvolging. Gebruik herinneringen, leesbevestigingen, UTM-links en spreadsheets om conversie gratis te meten.